Cine întocmește Caietul de Sarcini? Explicații clare din achizițiile publice

Episodul 22 din seria „Doctorul în Achiziții” clarifică una dintre cele mai frecvente și costisitoare confuzii din practica achizițiilor publice: cine întocmește, de fapt, Caietul de sarcini. Pornind de la prevederile Ordinului ANAP nr. 1554/2023 și ale Legii nr. 98/2016, dialogul dintre Doctorul în Achiziții din Timișoara și Doctorul în Achiziții din București arată de ce Caietul de sarcini nu poate fi opera unui singur compartiment.

Cu argumente juridice și exemple din realitatea instituțională, episodul explică rolurile distincte și complementare ale beneficiarului, achizitorului, juridicului, economicului și specialiștilor pe mediu, social și muncă. Concluzia este fermă: Caietul de sarcini scris în izolare poate fi rapid, dar cel construit prin colaborare este coerent, legal și mult mai greu de contestat.

Doctorul în Achiziții din Timișoara întreabă

Ovidiu Slimac

Episodul 22 (3/26) – Episodul 3 din 2026

„Cine întocmește C.S. – Caietul de Sarcini?”

Doctorul în Achiziții din Timișoara își pune halatul, răsfoiește Secțiunea II – Caiet de sarcini din Ordinul ANAP nr. 1554/2023 și oftează teatral:

„Dragă coleg din București, eternul mister: cine întocmește Caietul de sarcini? De fiecare dată când îl întreb pe câte unul, răspunsul e ca la bancuri: tehnicul, achizițiile, juridicul, cine mai are timp…”

Doctorul în Achiziții din București răspunde

Alin Izvoran – Sustainable Procurement Ambassador

Dragă Doctorule din Timișoara,

Doctorul în Achiziții din București zâmbește clinic:

„Exact. Și de obicei, răspunsul real e: toți… dar separat, iar rezultatul e un Caiet de sarcini care cheamă contestațiile ca mierea albinele.”

Cine știe ce trebuie scris în Caietul de sarcini?

Doctorul din Timișoara ridică Ordinul ANAP nr. 1554/2023 ca pe o fișă medicală:

„Secțiunea II spune clar: Caietul de sarcini descrie cerințele tehnice, contextul, beneficiile, extensibilitatea, condițiile de livrare/prestare, plata și cadrul legal, cu referire la art. 155 alin. (6) din Legea nr. 98/2016, care definește specificațiile tehnice:

Specificațiile tehnice trebuie să permită tuturor operatorilor economici accesul egal la procedura de atribuire și nu trebuie să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate față de asigurarea unei concurențe efective între operatorii economici.”

„Spune-mi sincer: cine știe toate astea?”

„Beneficiarul”, răspunde imediat doctorul din București.
„Compartimentul de specialitate știe de ce are nevoie, cum va fi folosit produsul, ce riscuri există și ce înseamnă funcționează bine în realitate.”

„Exact! Dacă îl pui pe achizitor să inventeze specificații tehnice, obții ori un Frankenstein, ori un caiet copy-paste din SEAP.”

Atunci de ce nu scrie beneficiarul singur?

Doctorul din București deschide HG nr. 395/2016 ca pe un cod deontologic:

„Pentru că art. 2 spune limpede: achizitorul coordonează elaborarea documentației de atribuire.
Nu inventează nevoia, dar o structurează și o face compatibilă cu Legea nr. 98/2016.”

„Achizitorul e arhitectul: ia informațiile de la beneficiar și le pune într-o formă legală, coerentă și nediscriminatorie. Fără el, Caietul de sarcini ar fi doar un referat tehnic.”

Și juridicul? Doar „avizează”?

Doctorul din București își încruntă sprânceana:

„Aici apare eroarea clasică. Unii spun: juridicul doar face contractul. Greșit. Și periculos.”

Doctorul din Timișoara completează:

„Dacă în CS scrii frumos termeni de intervenție, mentenanță, garanții, dar în contract nu există sancțiuni corelative, ofertantul citește poetic, nu juridic.”

„Simpla menționare nu înseamnă obligație executorie. Juridicul trebuie să transforme cerințele din CS în clauze contractuale clare.”

Conform art. 143 alin. (1) din HG nr. 395/2016:

Autoritatea contractantă are obligația de a încheia contractul de achiziție publică cu ofertantul a cărui ofertă a fost stabilită ca fiind câștigătoare.

Dacă CS nu este corelat cu contractul, nu există bază pentru urmărirea obligațiilor.

Monitorizarea contractului – obligație implicită

Legea achizițiilor publice nu are un articol dedicat explicit „monitorizării”, dar o presupune:

• Art. 2 alin. (2) – principiul asumării răspunderii
• Art. 221–224 – modificări, rezilieri, sancțiuni
• Art. 222² – ajustarea prețului

Fără monitorizare, aceste articole nu pot fi aplicate.

➡️ Concluzie: chiar dacă nu este numită explicit, monitorizarea este o obligație fermă în practică.

Economicul – mai mult decât „capitolul de plată”

„Mulți cred că rolul economicului se rezumă la capitolul 7 – Modalități și condiții de plată”, spune doctorul din Timișoara.

„Greșit”, răspunde cel din București.
Implicațiile financiare sunt peste tot:

• cerințe prea restrictive = prețuri mari
• termene nerealiste = costuri ascunse
• lipsa ajustării de preț = risc contractual major

Legislația obligă la includerea clauzelor de ajustare a prețului pentru contractele pe termen lung.

Economicul trebuie să analizeze întreg Caietul de sarcini, nu doar capitolul de plată.

Capitolul 8 – mediu, social, muncă

Doctorul din București ridică un deget didactic:

„Specialiștii pe social, muncă și mediu nu sunt decorativi. Capitolul 8 cere explicit cadrul legal aplicabil. Dacă nu îi implici, riști clauze lipsă și observații severe la control.”

În plus, Caietul de sarcini trebuie să fie și etic, conform art. 58 din Legea nr. 98/2016, pentru prevenirea conflictelor de interese și asigurarea tratamentului egal.

Diagnosticul final

Cei doi doctori ajung la aceeași concluzie:

👉 Caietul de sarcini nu este opera unui singur compartiment.

• Beneficiarul furnizează conținutul tehnic
• Achizitorul coordonează și asamblează
• Juridicul corelează cu contractul
• Economicul analizează impactul financiar
• Social / mediu / muncă completează cadrul legal

Și, opțional, operatorii economici pot fi consultați transparent înainte de publicarea în SEAP.

Doctorul din Timișoara încheie sec:

„Un Caiet de sarcini scris singur e rapid.”

Doctorul din București zâmbește:

„Dar unul scris în colaborare e necontestabil și valoros.”

📌 În achiziții publice, succesul nu vine din orgolii, ci din muncă în echipă.

Notă: Articolul face parte din seria
„Doctorul în Achiziții din Timișoara recomandă – Doctorul în Achiziții din București răspunde”,
o colecție de reflecții umoristice și realiste despre lumea achizițiilor publice.

Autori:
Ovidiu Slimac – Timișoara
Alin Izvoran – București