Centrele de servicii partajate: o soluție pentru eficientizarea administrației publice din România

Reforma administrației publice din România readuce în prim-plan necesitatea unor soluții structurale care să reducă fragmentarea instituțională și să crească eficiența aparatului administrativ. Într-o analiză dedicată modernizării sectorului public, Dinu Bumbăcea, Partener PwC România, și Cristian Cortez, Senior Manager PwC România, evidențiază potențialul centrelor de servicii partajate ca instrument de reorganizare a funcțiilor administrative suport.

Cum funcționează centrele de servicii partajate

Modelul presupune centralizarea unor activități administrative precum contabilitatea, salarizarea, resursele umane, achizițiile sau IT-ul într-o structură comună care deservește mai multe instituții. În loc ca fiecare primărie, școală sau instituție publică să mențină propriile departamente administrative, aceste funcții pot fi gestionate de un centru specializat.

Un astfel de centru devine furnizor intern de servicii pentru instituțiile deservite, folosind procese standardizate și sisteme informatice integrate. Modelul este aplicat de peste trei decenii în administrațiile publice din țări precum Canada, Suedia, Estonia sau Polonia, unde a contribuit la reducerea costurilor administrative și la creșterea calității serviciilor.

Specializarea personalului, standardizarea procedurilor și reducerea erorilor administrative se numără printre avantajele principale ale sistemului. În același timp, instituțiile beneficiare își pot concentra resursele pe activitățile care au impact direct asupra cetățenilor.

Potențialul modelului în administrația locală

Analize realizate de PwC România la nivelul unui județ din țară arată că modelul ar putea fi implementat cu rezultate semnificative. Evaluarea a inclus peste 100 de localități și aproximativ 3.000 de angajați din administrația locală.

În domeniul financiar-contabil, aproximativ 60–70% dintre procese au potențial de centralizare. Din 266 de posturi analizate, între 90 și 100 ar putea fi gestionate de un centru de servicii partajate, ceea ce ar putea genera o creștere a productivității de 20–30% după primul an de funcționare și reduceri de costuri pe termen lung de până la 30–40%.

În zona de resurse umane, aproximativ 70 dintre cele 88 de roluri identificate ar putea fi centralizate. Diferența față de standardele din mediul privat este semnificativă: în administrația analizată există în medie un specialist HR la 30 de angajați, în timp ce în mediul privat raportul poate ajunge la 1 la 150 sau chiar la 1 la 200–300 pentru activități de salarizare și administrare de personal.

Implementarea reformei, în etape

Pentru introducerea acestui model, specialiștii PwC propun o implementare graduală, construită pentru a reduce rezistența la schimbare și pentru a valida rezultatele pas cu pas.

Prima etapă ar putea consta în crearea unor clustere voluntare între 4 și 6 localități apropiate, care să partajeze funcții precum contabilitatea, salarizarea și administrarea personalului printr-un centru comun.

În etapa următoare, după validarea modelului, ar putea fi creat un centru de servicii partajate la nivel județean, organizat ca instituție publică și capabil să ofere servicii standardizate tuturor autorităților locale din teritoriu.

Ulterior, anumite funcții tehnice – cum ar fi procesarea salariilor sau infrastructura IT – ar putea fi externalizate către furnizori specializați, menținând controlul instituțional asupra activităților sensibile precum contabilitatea, raportarea financiară sau achizițiile publice.

O direcție pentru modernizarea administrației

În contextul presiunilor bugetare și al reformelor administrative asumate la nivel european, eficientizarea administrației devine o prioritate majoră. Dinu Bumbăcea și Cristian Cortez arată că reorganizarea funcțiilor suport prin centre de servicii partajate poate contribui la reducerea costurilor administrative, la creșterea profesionalizării personalului și la îmbunătățirea calității serviciilor publice.

Un prim proiect pilot ar putea demonstra rapid avantajele modelului și ar putea deschide drumul către o administrație publică mai eficientă și mai bine organizată.