De la Excel la ERP în cloud: cum reușesc organizațiile să reducă timpul alocat raportărilor financiare

Digitalizarea financiară nu mai este doar un proiect de modernizare, ci o necesitate pentru organizațiile care trebuie să răspundă rapid cerințelor de raportare, modificărilor legislative și unui volum tot mai mare de informații. Tot mai multe companii renunță la procesele bazate pe fișiere Excel și aplicații disparate, alegând platforme ERP în cloud care automatizează activitățile repetitive și oferă acces la informații în timp real.

În România, obligații precum SAF-T (Declarația D406) și e-Factura au accelerat acest proces, iar experiența unor organizații care au trecut deja prin transformarea digitală oferă lecții utile pentru întregul mediu de afaceri.

Excel rămâne util, dar nu mai este suficient

Ani la rând, Excel a reprezentat instrumentul principal pentru gestionarea analizelor financiare și a raportărilor interne. Însă, pe măsură ce companiile cresc, iar cerințele fiscale și operaționale devin tot mai complexe, gestionarea informațiilor în fișiere separate începe să consume timp și să crească riscul apariției erorilor.

În multe organizații, aceeași informație este introdusă de mai multe ori, reconcilierea datelor între departamente durează ore sau chiar zile, iar raportările sunt realizate prin operațiuni manuale.

În aceste condiții, directorii financiari caută soluții care să transforme timpul petrecut cu administrarea datelor într-un timp dedicat analizei și deciziilor.

Raportările fiscale au schimbat regulile jocului

Digitalizarea relației dintre companii și autorități fiscale a ridicat standardele privind calitatea și viteza raportării.

Transmiterea fișierelor SAF-T, utilizarea sistemului e-Factura și integrarea informațiilor financiare într-un format standardizat presupun existența unor procese bine organizate și a unor aplicații capabile să gestioneze automat aceste cerințe.

Pentru multe companii, implementarea unui sistem ERP nu mai reprezintă doar o investiție în eficiență, ci și o modalitate de a reduce riscurile asociate conformării fiscale.

Ce se schimbă odată cu un ERP în cloud

Platformele ERP moderne, precum Microsoft Dynamics 365 Business Central în varianta SaaS (Software as a Service), permit centralizarea proceselor financiare într-un singur sistem.

În locul informațiilor dispersate în fișiere și aplicații diferite, organizațiile beneficiază de:

• acces la date financiare în timp real;
• automatizarea proceselor repetitive;
• integrarea contabilității cu celelalte departamente;
• actualizări automate ale aplicației;
• acces securizat din orice locație;
• integrarea cu aplicațiile Microsoft și cu alte sisteme utilizate în organizație.

Rezultatul este o reducere semnificativă a timpului necesar pentru raportare și o creștere a calității informațiilor utilizate în procesul decizional.

Un exemplu din România: BAAR

Un exemplu relevant este cel al Biroului Asigurătorilor de Autovehicule din România (BAAR), organizație care și-a modernizat procesele financiare prin implementarea Microsoft Dynamics 365 Business Central SaaS.

Într-un studiu de caz publicat recent de BusinessCatalog.ro, Romeo Năstase, CFO al BAAR, explică faptul că organizația a fost nevoită să își reorganizeze activitatea financiară și să adopte un ERP modern în contextul creșterii volumului operațional și al noilor obligații privind SAF-T și e-Factura.

Potrivit acestuia, trecerea la un sistem ERP a schimbat radical modul de lucru al departamentului financiar, informațiile fiind disponibile aproape instantaneu, iar raportările realizându-se mult mai rapid.

Printre beneficiile evidențiate se numără integrarea cu sistemele bancare, automatizarea fluxurilor de lucru, gestionarea completă a facturilor și accesul la rapoarte în timp real.

De la administrarea datelor la analiză

Una dintre cele mai importante schimbări produse de digitalizare este mutarea accentului de la introducerea manuală a informațiilor către interpretarea lor.

În loc ca specialiștii financiari să petreacă ore întregi reconciliind date sau verificând rapoarte, aceștia pot utiliza informațiile generate de sistem pentru prognoze, planificare și sprijinirea deciziilor manageriale.

În acest fel, departamentul financiar devine un partener strategic al conducerii organizației, nu doar un centru administrativ.

Inteligența artificială schimbă următoarea etapă a digitalizării

Odată cu integrarea funcționalităților bazate pe inteligență artificială în platformele ERP moderne, transformarea digitală intră într-o nouă etapă.

Asistenții AI pot genera rapoarte, identifica anomalii în date, automatiza procese repetitive și oferi recomandări bazate pe analiza informațiilor disponibile.

Astfel, directorii financiari nu mai discută doar despre digitalizare, ci despre utilizarea tehnologiei pentru creșterea productivității și îmbunătățirea deciziilor de business.

Digitalizarea financiară devine un avantaj competitiv

Pentru organizațiile care încă se bazează pe procese manuale și aplicații disparate, trecerea la un ERP în cloud poate reprezenta una dintre cele mai importante investiții în eficiență din următorii ani.

Pe lângă respectarea obligațiilor fiscale, astfel de soluții contribuie la reducerea costurilor operaționale, creșterea transparenței și accesul rapid la informații relevante pentru management.

Cei interesați să afle mai multe despre implementarea Microsoft Dynamics 365 Business Central SaaS la BAAR și experiența împărtășită de Romeo Năstase, CFO al organizației, pot citi studiul de caz complet publicat de Business Catalog.