Doctorul în Achiziții explică: Cum folosim corect Referatul de Necesitate, CPV și PAAP

Autori: Ovidiu Slimac – Timișoara și Alin Izvoran – București

Acest articol face parte din seria „Doctorul în Achiziții”, unde specialiștii din Timișoara și București analizează, în dialog, provocările reale din achizițiile publice. În Episodul 15, cei doi abordează un subiect esențial: cum trebuie întocmit corect Referatul de necesitate, ce rol are CPV-ul și cum se construiește PAAP-ul fără erori sau fragmentări artificiale. Exemplele și explicațiile juridice oferite clarifică diferența dintre necesitate și codificare, un aspect esențial pentru orice achizitor.

Doctorul în Achiziții din Timișoara recomandă

Episodul 15 – „Despre Referatul de necesitate, CPV și PAAP”

Doctorul în Achiziții din București răspunde

Doctorul din Timișoara

Dragă coleg din București, uite cum stă treaba: Articolul 2 din HG nr. 395/2016 spune clar că Programul Anual al Achiziții Publice trebuie construit, în ultimul trimestru al anului în curs, pentru anul următor, pe baza NECESITĂȚILOR reale transmise de compartimente, nu pe baza unor coduri CPV puse la întâmplare, iar Articolul 3 alin.(1) precizează că Referatul de NECESITATE e un document intern, emis în ultimul trimestru, care descrie ce produse, servicii sau lucrări sunt necesare și la ce valoare. Nu e un „referat de coduri CPV”, ci un diagnostic al nevoilor.

Și totuși, în practică, văd cum se transformă totul într-un joc de coduri, se sparg achiziții similare pe CPV-uri diferite, sau se cumulează achiziții distincte sub același CPV. Rezultatul? Proceduri artificiale, uneori netransparente.

De altfel, conform Normelor metodologice aprobate prin HG nr. 395/2016, acest referat trebuie să includă și justificarea necesității, pentru a evita orice abuzuri în planificarea achizițiilor.

Și mai e ceva: Referatul de necesitate nu este doar despre ce cumpărăm, ci și despre cât estimăm că va costa. Autoritatea contractantă are obligația legală de a stabili valoarea estimată a achiziției în mod corect, de la bun început.

Art. 12 din Legea nr. 98/2016 precizează că estimarea valorii contractului trebuie făcută „înainte de inițierea procedurii de atribuire” și ea trebuie să fie „justificată”. Dacă subestimăm valoarea, riscăm să aplicăm o procedură greșită, micșorând nejustificat competiția și ajungând să “trateze” pacientul cu un diagnostic greșit!

Și culmea, aceeași HG 395/2016, la art. 9 alin. (1), ne amintește că autoritățile contractante au obligația de a asigura fundamentarea necesității și oportunității achiziției. Dar în unele instituții, fundamentarea e doar un PDF cu trei rânduri și un copy–paste de CPV.

Dacă ar exista premiul „Referatul de Necesitate Minimalist”, ar avea concurență serioasă.

Doctorul din București

Ai pus degetul pe rană. Exemplul cu apa e grăitor:

1. Apă plată – 150.000 lei, CPV 15981100-9 Apă minerală plată.
2. Servicii de apă la bidoane – 125.000 lei, CPV 65100000-4 Distribuție de apă și servicii conexe.

Pe hârtie par două achiziții diferite, dar în realitate nevoia e aceeași: APA. Procedura corectă ar fi una Simplificată, cu două loturi.

Și să nu uităm că, potrivit art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, autoritățile contractante trebuie să asigure transparența și nediscriminarea, evitând fragmentarea artificială a achizițiilor pentru a ocoli procedurile competitive.

Și nu uita că art. 9 alin. (3) din HG nr. 395/2016 cere explicit estimarea valorii pe baza obiectului achiziției care răspunde unei necesități reale. Dar la unele instituții, CPV-ul pare să fie necesitatea reală, iar apa … un efect colateral.

Aici, intrăm în zona interzisă a legii. În ciuda faptului că ar trebui să urmărim cea mai eficientă procedură, unii recurg la fragmentarea artificială tocmai pentru a evita procedurile competitive. Dar art. 11 din Legea nr. 98/2016 interzice explicit acest lucru! Acesta stipulează clar că niciun contract de achiziție publică (…) nu poate fi divizat ”cu scopul de a evita aplicarea procedurilor de atribuire reglementate de prezenta lege”.

Altfel spus, nu putem da o pastilă mică unui pacient care are nevoie de o intervenție chirurgicală majoră, doar pentru a evita birocrația sălii de operație!

Doctorul din Timișoara

Exact!

Problema e că unii confundă obiectul contractului cu codul CPV, dar obiectul contractului e despre satisfacerea unei necesități, nu despre bifarea unui cod de opt cifre. CPV-ul e doar vocabularul comun, adoptat prin Regulamentul nr. 2195/2002/CE, pentru ca operatorii economici din UE să înțeleagă ce se cumpără.

Exemplu:

• Cronometre, VE: 11.000 lei
• Stație meteo, VE: 260.000 lei

Chiar dacă ambele intră sub CPV 38424000-3 Echipamente de măsurare și control, necesitățile fiind complet diferite, soluția e să faci două achiziții directe.

Valoarea contractului se estimează pe achiziție, adică pe necesitate, indiferent câte coduri CPV ar putea fi atribuite.

Și da, legislația spune clar că nu ai voie să fragmentezi artificial achizițiile. Dar tot ea spune și că nu ai voie să le comasezi artificial.

Doctorul din București

Și aici intervine pragul legal, precizat la art. 7 alin.(5) din Legea nr. 98/2016:

• 270.120 lei pentru produse sau servicii
• 900.400 lei pentru lucrări

Sub aceste praguri, autoritatea poate achiziționa direct.

Concluzia celor doi Doctori

Nu spargi artificial achizițiile similare pe CPV-uri diferite.
Nu comasezi achiziții distincte doar pentru că au același CPV.
Respecți logica necesității și transparența procedurii.

Referatul de necesitate este radiografia nevoii.
CPV-ul este doar limbajul tehnic.
Procesul corect este tratamentul echilibrat.

A.N.A.P. avertizează că erorile de fragmentare pot atrage controlul Curții de Conturi, cu sancțiuni între 5.000 și 30.000 lei, conform art. 224 alin.(1) lit. d) din Legea 98/2016.

Articolul face parte din seria „Doctorul în Achiziții din Timișoara recomandă – Doctorul în Achiziții din București răspunde”.

Citește și:

Doctorul în Achiziții analizează: Cum se aprind luminițele când bugetul e în întuneric

Doctorul în Achiziții demontează miturile garanției de participare

Doctorul în Achiziții și podul prăbușit: ce se întâmplă când expertiza devine o formalitate